シカゴ双葉会補習校PTAは大きくわけて2つの部門(PTA執行部+PTA専門部)から成り立っています。会長と副会長は、JCCC(シカゴ日本商工会議所)より任命を受け、派遣という形で、PTA全体をまとめ運営する役割を担っています。その他のPTA役員はPTA会員である在校生の保護者の中から立候補または抽選により選出されます。
PTAの運営を行う組織で、PTAの活動全般に携わる役員たちによって構成されています。PTA執行部の役割は、主に、総務、書記、会計事務、広報、アカウント管理があります。執行部は、学校・保護者・各専門部との橋渡し役として、PTA全体の方針決定や事務作業などを担います。
PTAの業務を分担し、各分野で実務を担う部門です。図書部・文化部・交通部の3つから構成されており、それぞれに専門性のある活動を行っています。各部には、実際の業務を行う部員と、執行部と連携を取る部代表が配置されています。
各学級から選出され、担任の先生との連絡役や、保護者への連絡、PTAとの連携などを担います。学級代表は、学校行事(運動会・オープンハウス等)のサポート、PTA会費の徴収など、多岐にわたる学級支援活動を行います。学級代表は「図書部」または「文化部」のいずれかの部員も兼任し、PTA専門部の活動にも関わります。
学級代表のうち、図書部を担当する部員で構成されます。図書の貸し出し・返却、図書当番表の作成、夏休み読書推進などを行い、児童の読書活動を支える役割を担います。部員は年4回ほどの当番に分かれ、一般当番への指示・リーダー業務も交代で担当します。
学級代表のうち、文化部を担当する部員で構成されます。書道教室や書き初め作品展の企画・運営、文化資料の管理、オープンハウスのお手伝いなどを通じて、日本文化への理解を深める活動を行います。イベント当日は準備や片付け、道具管理、来場者対応など幅広く担当します。
バス通学の各停留所ごとに選出される交通部員で構成され、児童の安全確保や連絡体制を担います。交通部員は、学級代表や図書/文化部員との兼務はありません(明確に役割分担されています)。
執行部および各専門部の代表役職ならびに学級代表は、原則立候補制です。希望者がいない場合は、執行部および文化/図書部については前年度の学級代表から、交通部代表は交通部員経験者の中から選出されます。学級代表については、該当年度の執行部/専門部代表/交通部員を除いた中から抽選により選出されます。
PTA執行部・専門部の役員としてではなく、保護者ボランティアとして下記PTAの業務をサポートいただきます。学校職員・PTA役員・学級代表・交通部員、そしてアルバム委員ではない方のなかから持ち回りで担当いただきます。
【図書・児童監督当番】※PTA管轄
年1~2回、**図書当番(8:30〜12:10)と児童監督(12:15〜13:00)**を同日に担当。当番表を受け取ったら、図書部員へ連絡。都合が悪い場合は自分で交代者を探す。内容:図書の貸出・返却、棚整理(図書部員が説明)/昼休みの見守り(職員が説明)
【幼稚部当番】※学校管轄
年2回ほど。12:15〜14:00。内容:先生の補助、安全確認など。担任から説明あり。都合が悪い場合は交代者を自分で手配し、担任に連絡。
【幼稚部行事ボランティア】※学校管轄
年初の親睦会で担当行事を決定(運営は学級代表)。詳細は行事前に担任から説明あり。
【バス当番】※PTA交通部員が案内
各バス停で持ち回り。頻度は停留所による。出発時:乗車確認、発車指示/帰着時:降車確認、忘れ物チェック問題時は学校や交通部員へ報告。次の当番に引継ぎ。
【アルバム委員】※対象:幼稚部・卒業学年のみ任意設置
原則クラス2名まで。活動は行事ごとに調整。委員は運動会の撮影(ビブス着用)が可能。その他の撮影には事前申請が必要。