補習校保護者の役割

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副会長役割 会計役割 広報役割 書記役割 IT役割 図書部長 文化部長役割 交通部長役割 図書部副部長 文化部副部長役割 交通部副部長役割 学級代表 図書部員 文化部員 交通部員 図書・児童監督当番 幼稚部当番 幼稚部行事ボランティア バス当番 アルバム委員

***役職別業務詳細*** ※会長と副会長1はJCCCからの依頼により任命される。

【副会長2】

  1. 各行事のボランティア募集
  2. PTA執行部役員・専門部部長と学級代表の手伝い・学級代表の対PTA連絡窓口
  3. 次期学級代表選出の選挙管理および欠員調整
  4. 学校行事(入学式・卒業式・運動会など)への来賓としての参加
  5. 近隣施設年末ギフト・ご挨拶(全日校と隔年交代)
  6. 確定申告の確認

  【副会長3】

  1. 次期PTA執行部役員および専門部部長・副部長選出の選挙管理並びに欠員調整
  2. 学校行事(入学式・卒業式・運動会など)への来賓としての参加
  3. 運動会PTA主催種目の準備・進行
  4. PTA役員名簿・連絡網の管理
  5. コール双葉・らんちたいむくらぶ連絡窓口
  6. 確定申告の確認
  7. 次期アルバム委員選出のサポート(副会長2と連携)

【会計】

  1. PTA会費の徴収・・・学級代表ならびに編入者に依頼
  2. PTA会費の銀行への入金
  3. 執行部役員・専門部への経費の支払い
  4. 銀行からの明細書と手元の会計明細を照合・記録し、銀行の残高を管理
  5. 決算報告書と予算案の作成
  6. 備品・Tax Exemption Form(消費税免税フォーム)の管理
  7. クラス費余剰金寄付の依頼
  8. 帰任される校長・教頭先生への謝礼準備
  9. クリスマスギフトの購入と準備
  10. 確定申告
  11. 消費税免税ステータス保持の為の書類管理
  12. 退学者・編入者確認

【広報1】

  1. PTAだよりの発行日程および内容の検討(年間発行号数:6~7号)
  2. PTAだよりのホームページ掲載及びメール配信
  3. PTAホームページの運用・管理
  4. PTA掲示板(補習校事務室前)の管理

【広報2】

  1. PTAだよりのレイアウト(Google Slidesで作成)
  2. PTAだよりの修正
  3. PTAだよりの広報内校正
  4. PTAホームページの運用・管理
  5. PTA掲示板(補習校事務室前)の管理

【広報3】

  1. PTAだよりの原稿依頼(各担当者にメールで依頼)
  2. PTAだよりの広報内校正
  3. 会長・副会長、学校へのPTAだより最終承認依頼

  4. PTAホームページの運用・管理
  5. PTA掲示板(補習校事務室前)の管理

【書記】

  1. PTA総会、学級代表・交通部合同会議のための準備
    1.  出席者の名札準備と設置
    2. 「会場設営レイアウト」「役員席レイアウト」の作成、および学校側への提出
  2. 議事録の作成
    1. 上記各会議を3人が順番に担当し議事録を作成
    2. 執行部役員・専門部部長(役員会については出席者全員)および学校側への加筆・修正確認のあと、議事録の最終稿を完成させ、メール配信・GoogleDrive内に保存

【IT】

  1. PTAデータベース管理
  2. PTAドメイン名管理
  3. PTAホームページ管理のサポート
  4. PTAGoogleアカウント管理
  5. 活動履歴調査
  6. 学級代表選出用データ作成
  7. その他PTAに関わるIT関連業務

【図書部長1】

  1. 合同会議、役員会出席、図書部専門部会開催(各学期1回、合同会議後)
  2. PTAだより、補習校だより、HP用に図書部からのお知らせ原稿を作成
  3. 図書業務関連の学校への連絡調整
  4. 図書部員用ファイル資料の作成・修正
  5. 変更役員・部員の通達
  6. オープンハウス(2年に1回)

【図書部長2】

  1. 図書当番表の作成(年5回)・変更
  2. 図書当番作成リストの管理
  3. 図書業務関連の学級代表(図書部員)への連絡調整
  4. 図書部員用ファイル資料の作成・修正
  5. 合同会議の際の図書貸出・返却作業(年3回)
  6. 変更部員の名簿の更新

【図書部副部長1】

  1. 図書部員 グループ分け
  2. 夏休み読書奨励運動(企業への景品寄与のお願い、達成した生徒に景品の配布)
  3. 予算請求書の作成
  4. 活動費の清算・決算報告書の作成
  5. 図書部員用ファイル資料の作成・修正
  6. 合同会議の際の図書貸出・返却作業(年3回)

【図書部副部長2】

  1. 図書部員の年間予定表作成
  2. 図書部員用ファイルの作成・修正
  3. 部会議事録の作成(年3回)
  4. 図書部員名簿の作成・更新
  5. PTA図書の管理
  6. 合同会議の際の図書貸出・返却作業(年3回)
  7. 図書部員用名札の作成

【文化部長1】 主にイベント関係を担当

  1. 文化イベントの企画・開催(オープンハウス日本文化紹介 隔年)
  2. イベントの際のパフォーマー、学校との交渉
  3. イベント担当ヘルパーへの確認メール送付
  4. 会計
  5. 合同会議・役員会出席、文化部専門部会開催
  6. PTAだより、補習校だより、HP用にイベント関係のお知らせ原稿を作成
  7. 文化部の仕事の統括

【文化部長2】 主に書道関係を担当

  1. 書道教室の企画・開催、参加者の受付・連絡
  2. 書道教室の先生との連絡
  3. 書初め展の企画・開催・・・年1回
  4. ヘルパー表の作成・管理
  5. 書道教室・書初め展担当ヘルパーへの確認メール送付
  6. PTAだより、補習校だより、HP用に書道関係のお知らせ原稿を作成
  7. 専門部会の準備

【文化部副部長】 主に文化資料関係を担当

  1. 文化資料管理・貸し出し・受け入れ責任者
  2. PTAだより、補習校だより、HP用に文化資料関係のお知らせ原稿を作成
  3. 文化部員名簿作成、管理
  4. 部長のサポート、専門部会の準備

【交通部長1】 まとめ役・主に通学バス担当

  1. 交通部まとめ役
  2. 通学バス担当…各バス停と学校事務局のパイプ役・バス停の諸問題対応、「通学のしおり」更新
  3. 役員会・PTA総会・合同会議出席
  4. 総会、合同会議資料作成
  5. 交通部会の開催(合同会議後各学期1回)…部員への案内・資料作成・進行(バス停の利用状況・諸問題点の話し合い)
  6. 入園(入学)説明会出席
  7. 新部員選出準備

【交通部長2】 主に駐車場・ギフト・会計担当

  1. 補習校・運動会駐車場担当…各方面との連絡、案内・地図作成、および一斉メール作成
  2. 駐車場案内当番表作成と当日の指揮(入園説明会、運動会、オープンハウス開催時のみ)
  3. 交通部会の資料準備(担当箇所のみ)
  4. 合同会議受付・部会準備
  5. PTAだより、補習校だより、ホームページ用に交通部からのお知らせ原稿作成
  6. 役員会出席
  7. バス会社・班長へのギフト手配
  8. 緊急IDカードコピー依頼
  9. 会計管理
  10. 諸問題取り組み補佐、部長1不在時の代行

【交通部副部長】 主に名簿管理

  1. 部員名簿・班長名簿作成・管理、関係者への送信
  2. バス利用者数入力依頼、管理(合同会議時)
  3. 交通部会の資料準備(担当箇所のみ)
  4. 会議出欠表作成・合同会議受付・部会準備
  5. 交通部会議事録作成・管理
  6. 運動会駐車場案内補佐
  7. 諸問題取り組み補佐、部長不在時の代行

【学級代表】

  1. 学級担任との連絡
  2. クラス内への連絡と連絡用リスト(emailアドレス、電話番号)の管理
  3. 年度初めのPTA会費の徴収、及びクラス費の徴収と管理
  4. 年度初めに学級、または学年ごとに行う学級親睦会の準備と実施
  5. 専門部(文化部または図書部のいずれか)に所属し、それぞれの活動への参加
    • 但し、 幼稚部と卒業学年の学級代表は専門部への所属が免除されています。
  6. 学級代表/交通部員合同会議(年3回 各学期の初めに開催)への出席
  7. 学校行事の際の担任の手伝い
    • 研究授業、オープンハウスの際の自習監督
    • 運動会当日の手伝い—低学年児童のサポート及び終了後のはちまきの洗濯等
  8. 学級ファイルの保管と記入
  9. PTA役員会からの依頼事項に対する協力

>>>詳しい情報 >>>学級代表Q&A

【図書部員】

  1. 児童生徒への図書の貸出・返却作業
  2. 図書当番への作業の説明・サポート
    • 2-3名1グループに分かれて年4回程担当する
    • 年4回程のうち1~2回リーダーとなり、一般の当番の出欠の管理をする
    • 担当日当日は一般の当番に業務内容を説明し、指揮をとる

【文化部員】

  1. 文化資料貸出・返却作業 (年3回 ※ただし、当番日に貸出し依頼があった場合のみ)
    • 部員2人ずつの当番制で業務を行う。
    • 貸出し依頼者と相談し、各登校日(土曜日)に貸出し、返却のアレンジ、文化資料室にて作業をする。
  2. 児童・生徒向けイベントのへルパー
    • 部長・副部長の指示に従って当日のへルパーをする。
    • 会場設置、イベント中の児童監督、片付け等。(約1時間半)
  3. 保護者向けイベントのへルパー
    • 部長・副部長の指示に従って当日のへルパーをする。
    • 会場設置、参加者の受付、案内、片付け等。(約2時間)
  4. オープンハウスにおける日本紹介のへルパー
    • 設置・ガイド・撤去の3つのグループに分かれ、部長・副部長の指示に従って当日のへルパーをする。(約2時間)
  5. 書初め展のヘルパー
    • 部長・副部長の指示に従って当日のへルパーをする。
    • 書初め作品の展示作業。(約2時間)
  6. 書道教室のへルパー
    • 部長・副部長の指示に従って当日のへルパーをする。
    • 会場設置、書道教室開催中の児童生徒の補助、片付け等(約3時間)

*2~6の各へルパーについては、第1回文化部会で希望を募り、割り振られる。(年2~3回)

【交通部員】

  1. バス停の運営・利用者の把握など
    • バス当番表作成、座席表作成、連絡網作成、学校及び交通部からのバス関連連絡周知等
  2. 学級代表・交通部員合同会議への出席 - 年3回(4月、9月、1月)各学期のはじめに開催
  3. 学校行事の際の駐車場案内(当番制)
  4. バス運行上の諸問題の解決
  5. 交通部員の変更や選出などの管理

>>>詳しい情報

【図書・児童監督当番】

  1. 年1~2回の持ち回り。図書当番と児童監督を同日に行う。
    • 8:30~12:10図書当番、12:15~13:00児童監督
  2. 当番表を受け取ったら担当図書部員に電話で連絡する。
  3. 都合が悪い場合は自分で交代してもらう人を探し、交代の旨を担当図書部員に連絡する。
  4. 図書当番の業務内容は主に図書の返却・貸し出しと書棚の整理。詳細は当日図書部員が説明。
  5. 児童監督の業務内容は昼休み時の児童生徒の監督・指導・安全確認。詳細は当日学校職員が説明。

【幼稚部当番】

  1. 年2回ほどの持ち回り。先生のお手伝い、児童監督等を行う。
    • 12:15~2:00
  2. 当番表は担任の先生から配付される。
  3. 都合が悪い場合は自分で交代してもらう人を探し、担任の先生に連絡する。
  4. 業務内容は主に安全監督。詳細は当日担任または副担任が説明。

*幼稚部当番はPTA管轄外。学校管轄。

【幼稚部行事ボランティア】

  1. 年度はじめの学級親睦会にて担当行事を決定。決定方法に関しては学級代表に一任。
  2. あらかじめ各行事ボランティアの概要が学級代表から説明される。
  3. 詳しい業務内容は行事が近くなってから担任が説明。

*幼稚部行事ボランティアはPTA管轄外。学校管轄。

【バス当番】

  1. 各バス停内で持ち回り。当番頻度はバス停による。
  2. 出発時:安全な乗車、着席を確認。バス運転手にプレートの受け渡し、ルートの確認、定刻になったら発車指示。
  3. 帰着時:安全な降車、保護者の引き取りを確認。バス運転手からプレートの返却、バス内の忘れ物やごみ確認。
  4. 問題があった場合の学校及び交通部員への連絡。
  5. 次週の当番への連絡、引継ぎ。
  6. 詳細は各バス停交通部員から配られるバス当番についての書類を参照。

【アルバム委員】

  1. 幼稚部と卒業学年でのみ選出可。原則各クラス2名まで。
    • 2名以上の場合、単一行事(例:運動会)でアルバム委員として活動できるのは2名まで。
    • 2名以上の場合、後述の免除及び4番くじ対象となるのは2名まで。
  2. アルバム作成の形態はクラス単位で決定。
  3. アルバム委員は運動会でフィールドに降りての撮影が許可される。(ビブスが必要)
  4. 授業風景や様々な行事における写真撮影には参観票の提出が必要。
  5. 図書・児童監督当番から免除される。
  6. 次年度の学級代表・交通部員選出において4番くじとなる(人数の少ない学年・バス停においては選出される可能性もある)。立候補は自由。

*アルバム委員はPTA管轄外。学級管轄。ただし業務が多いので次年度のくじ引きにおいて学級代表と同じ4番くじが付与される。その後は2番くじ。 >>>アルバム委員選出・アルバム制作に関するガイドライン(2017_04) >>>アルバム委員Q&A


***選出ルール*** (「くじ」については下記の「くじ定義・免除規定」を参照)

● 執行部役員

  1. 全保護者、希望の役職に対して立候補可(先着順)。
  2. 立候補者が定員に満たない場合、現学級代表及び交通部員の中から抽選で選出。
    • 専門部長・副部長の選出が優先。
    • 抽選で当選した場合、役職の希望はできないこともある。(立候補者優先の為)
  3. IT部においては、立候補者が定員を超えた場合。
    • 関連業務経験者を優先する
    • 現職の企業IT担当者を優先する。
    • 最終的には選出時の役員との話し合いで決める。
  4. 学級代表・交通部員選出において、次年度は4番くじ、2年目から3年間は3番くじとなる。(人数の少ない学年・バス停においては選出される可能性もある)。立候補は自由。
  5. 任期終了後4年間、専門部副部長への抽選による選出は免除となる。立候補は自由。
  6. 任期終了後は役員への抽選による選出は永久免除となる。立候補は自由。

注)卒業・退学等で通学する児童が居ない期間が発生する場合、PTA活動経験はリセットされ免除及び4番くじは取り消しとなる。

● 専門部部長

  1. 各専門部の経験のある保護者のみ立候補可(先着順)。
  2. 立候補が定員に満たない場合、現図書部員の中から図書部長、現文化部員の中から文化部長、現交通部員の中から交通部長を抽選で選出。
  3. 学級代表・交通部員選出において、次年度は4番くじ、2年目から3年間は3番くじとなる。(人数の少ない学年・バス停においては選出される可能性もある)。立候補は自由。
  4. 任期終了後4年間、専門部副部長への抽選による選出は免除となる。立候補は自由。
  5. 任期終了後は役員への抽選による選出は永久免除となる。立候補は自由。

注)卒業・退学等で通学する児童が居ない期間が発生する場合、PTA活動経験はリセットされ免除及び3・4番くじは取り消しとなる。

●専門部副部長

  1. 各専門部の経験のある保護者のみ立候補可(先着順)。
  2. 立候補が定員に満たない場合、現図書部員の中から図書副部長、現文化部員の中から文化副部長、現交通部員の中から交通副部長を抽選で選出。
  3. 学級代表・交通部員選出において、次年度は4番くじ、2年目から3年間は3番くじとなる。(人数の少ない学年・バス停においては選出される可能性もある)。立候補は自由。
  4. 任期終了後3年間、役員及び専門部副部長への抽選による選出は免除となる。立候補は自由。

注)卒業・退学等で通学する児童が居ない期間が発生する場合、PTA活動経験はリセットされ免除及び3・4番くじは取り消しとなる。

●学級代表

  1. 全保護者立候補可(先着順)。(役員・専門部副部長・交通部員に当選している場合を除く)
  2. 立候補が定員に満たない場合抽選にて決定。
    • 抽選で複数学級にて選出された場合、上の学年を当選とする。
    • ただし、幼稚部は中学部・小学部より優先的に当選する。 優先順位:高等部>幼稚部>中学部>小学部
  3. 当選者(幼稚部と卒業学年以外)は所属専門部(図書部・文化部)を希望できるが定員を超えた場合抽選にて決定。
  4. 任期終了後1年間、学級代表・交通部員選出において4番くじとなる(人数の少ない学年・バス停においては選出される可能性もある)。立候補は自由。

●交通部員

  1. バス利用家庭の全保護者立候補可。
  2. 立候補が集中した場合各バス停内で抽選にて決定。
  3. 立候補が定員に満たない場合各バス停内で抽選にて決定。
  4. 任期終了後1年間、学級代表・交通部員選出において4番くじとなる(人数の少ない学年・バス停においては選出される可能性もある)。立候補は自由。

注)転居によるバス停の移動などで交通部員を任期(4月〜3月)途中で辞任する場合、第3回合同会議前に辞任すると次年度4番くじとはならず、辞任が同会議後の場合のみ次年度4番くじとなるので注意すること。補欠から上がって年度の途中から交通部員を務める者については、その在任期間に第3 回合同会議が含まれている場合のみ、次年度4番くじとなる。第3回合同会議後に交通部員になった者は、次年度も引き続き交通部員を務めることとする。尚、卒業・退学等で補習校に在籍する児童生徒がいない期間が発生する場合、PTA活動経験はリセットされ、4番くじは取り消しとなる。


***くじ定義・免除規定***

活動当年の役割 翌年 2年目 3年目 4年目 5年目 ・・・
役員(執行部・専門部部長) 学級代表・交通部員 4番くじ 学級代表・交通部員 3番くじ 2番くじ
役員免除
専門部副部長免除 免除なし
専門部副部長 学級代表・交通部員 4番くじ 学級代表・交通部員 3番くじ 2番くじ
役員・専門部副部長免除 免除なし
学級代表

学級代表・交通部員 4番くじ

2番くじ
役員・専門部副部長免除なし
交通部員 学級代表・交通部員 4番くじ 2番くじ
役員・専門部副部長免除なし

アルバム委員 (※PTA管轄外)

学級代表・交通部員 4番くじ 2番くじ
役員・専門部副部長免除なし

  • 1~4番くじは学級代表および交通部員の選出に使用される。
  • 1番くじ…今までに全くPTA活動の経験のない保護者に適用され、一番当選確率が高い。
  • 2番くじ…2番くじは3番又は4番くじ期間が過ぎた保護者に適用され、1番くじが居ない場合に当選する。
  • 3番くじ…くじ対象者が少ない場合は当選確率は高くなる。当選確率が相対的に低いという意味であって、免除という意味ではない。
  • 4番くじ…原則、PTA各種役割経験の翌年に適用する(対象:執行部・専門部部長・副部長・学級代表・交通部員・アルバム委員)。 3番くじ同様、当選確率が相対的に低いという意味であって、免除という意味ではない。くじ対象者が少ない場合は当選する事もある。
  • 5番くじ…10月1日以降に編入した家庭に適用。翌4月の学級代表選出においてのみ、暫定くじ番である「5番」が付与され、在籍期間の長い家庭を優先的に選出する。
  • アルバム委員のくじ番規定は学級代表に順ずるものとする。
  • 3番・4番くじは役割経験後、役割に応じた期間が適用される。なお、その期間内に新たに役割を担った場合や、役割任期中にアルバム委員を兼務した場合、適用期間は累積して計算されるものとする。
  •  卒業・退学等で通学する児童が居ない期間が発生する場合、PTA活動経験はリセットされる。
  •  学校職員は現職中に限り全てのPTA活動を免除される。ただしPTA活動では無いので、離職後は就労経験はPTA活動履歴に数えない。
  • 双葉会執行部・理事、及び領事(又は日本政府・各省庁から指示がある場合)については、別途PTA役員会の定めるところにより、一部のPTA活動に兼務除外規定を設ける。

 

***くじびきフロー*** くじびきフロー